Depuis la mise en application du RGPD en 2018, toutes les entreprises et organisations publiques doivent veiller au respect et à la gouvernance des données personnelles qu’ils traitent. Ainsi, juristes, directeurs juridiques, DPO (Data Protection Officers),RSSI (Chief information security officer) choisissent de s’équiper d’un logiciel de conformité RGPD… Alors, comment choisir un outil de pilotage de la conformité RGPD qui correspond à ses besoins et quels sont les critères les plus importants ?
Après avoir interrogé de nombreux acteurs de la data lors d’un récent sondage, Data Legal Drive vous révèle cette liste des 6 critères pour choisir son logiciel de conformité RGPD.
1. L’hébergement des données en France !
En tête du classement, les DPO, juristes et autres acteurs des données personnelles, sélectionnent un logiciel de conformité RGPD qui héberge les données en France. Depuis l’invalidation du Privacy Shield et la sortie du RGPD en2021 du Royaume Uni, conjugué au risque réel du Cloud Act, les entreprises favorisent de plus en plus l’hébergement de leurs données en France ou en Europe.
L’importance de la souveraineté numérique s’exprime aussi dans le choix de solutions de gouvernance RGPD où notamment la cartographie des données propres à chaque entreprise est un élément stratégique de la gestion du risque.
Rassurant pour eux comme pour leurs propres clients, fournisseurs, partenaires et salariés, cette réponse va d’ailleurs de pair avec le choix d’une solution RGPD française sécurisée et soumise à un audit de sécurité réalisé par un prestataire agréé par l’ANSSI.
2. Gagner du temps en industrialisant sa conformité RGPD
C’est avant tout pour simplifier, rendre efficaces et efficientes leurs démarches quotidiennes que les DPO souscrivent à un logiciel RGPD. Les Data Protection Officers ont ainsi une vue globale de leurs actions de conformité, peuvent suivre facilement leur avancement et ont surtout la possibilité de centraliser toutes les actions menées par les parties prenantes de l’entreprise : équipes marketing, services clients, commerciales et IT.
L’utilisation d’un outil de conformité RGPD leur permet donc de suivre de bout en bout la circulation vivante des données personnelles au sein de l’entreprise, d’industrialiser les tâches répétitives, d’automatiser des actions et donc, au final, de gagner du temps.
Notamment chez Data Legal Drive, notre conviction est que le juriste, DPO ou RSSI puisse grâce à notre solution RGPD :
- Accompagner de manière réactive les changements de comportements autour de la data au sein de l’entreprise ;
- Se concentrer sur ce qui fait sa véritable valeur ajoutée : une bonne connaissance de la vie des données personnelles au service d’une gestion anticipée des risques.
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3. Justifier et prouver facilement sa conformité
Quelle que soit la période de l’année, DPO, juristes, RSSI doivent être en mesure de prouver rapidement leur Accountability. Une contrainte parfois angoissante pour ces professionnels de la protection des données qui s’orienteront donc vers un logiciel RGPD capable d’extraire en toute simplicité les informations souhaitées.
Une solution RGPD spécialisée permettra de faciliter cette démarche puisque tous les éléments sont centralisés au même endroit. Il est également possible de justifier de ses actions en accédant à l’historique et, ainsi, de prouver l’évolution de sa conformité comme des actions menées.
4. Accéder à des milliers de ressources métier et contenus juridiques
Les DPO ont choisi de s’adosser à une solution RGPD afin de consulter quotidiennement des contenus d’excellence, qu’il s’agisse de l’actualité en lien avec la règlementation, de la veille ou de la documentation juridique. Ils apprécient les nombreux contenus qui sont directement intégrés à la plateforme. Selon eux, ces ressources sont primordiales pour trouver facilement et rapidement toutes les réponses aux questions juridiques, techniques et organisationnelles qu’ils se posent.
Certains éditeurs de logiciel de conformité RGPD donnent d’ailleurs accès à des contenus uniques provenant des plus grands éditeurs de contenus juridiques à l’instar de Dalloz ou des Editions Législatives.
D’autres proposent également aux DPO de suivre des événements orientés métiers et animés par des experts juridiques.
Des ressources qui permettent de rester informé de l’actualité et de maintenir ses connaissances à jour.
5. Bien plus qu’un service client : un accompagnement personnalisé
Bien qu’il s’agisse d’une plateforme numérique, les DPO sont très attachés à leurs échanges avec les équipes support qui les accompagnent et répondent à toutes leurs questions par téléphone ou en passant par un chat en live.
De la prise en main de l’outil au suivi personnalisé, les DPO estiment qu’il est important de choisir un logiciel soutenu par une équipe humaine dont la priorité est de comprendre rapidement leurs besoins, identifier leurs problématiques et trouver des solutions efficaces.
Pour compléter la partie technique, il est important de s’intéresser aux professionnels qui se cachent derrière l’outil de conformité RGPD afin de connaître leurs motivations, les projets en développement et de mesurer le degré d’agilité des équipes.
6. Choisir selon ses besoins, pas seulement en fonction de l’offre
Il est toujours très facile de choisir un logiciel de conformité RGPD en fonction de l’offre. Les DPO qui ont répondu au sondage n’ont pas mis ce critère en tête du podium puisque, selon eux, il est indispensable de lister ses besoins et de rédiger son cahier des charges afin d’identifier le prestataire le plus à même de proposer une réponse adaptée. Indispensable donc, référencer tous ses besoins puis préparer des questions à adresser à l’éditeur de logiciel.
Attention toutefois à ne pas vouloir trouver un logiciel de conformité RGPD qui cochera toutes les cases et qui répondra à 100% de ses attentes. Cela vous permettra de prioriser vos besoins, de classer les logiciels et de trouver le meilleur, celui qui sera capable – par exemple – de vous proposer des évolutions logicielles rapides.
